Узагальнений опис

На приведеній нижче схемі пояснюється алгоритм використання програми:

Підготовка (внесення) даних відбувається у формах первинних документів, які умовно згруповані за напрямками обліку. Кожний первинний документ має екранну форму, в якій передбачено можливість внесення необхідної інформації.
При збереженні документу відбувається процедура реестрції (проведення) в журналі проводок. Цей журнал є спільним для всіх документів, і зберігає в собі всю інформацію, необхідну для інструментів аналізу та формування звітності

Пояснювальна схема

Є декілька способів виклику вікна зі списком відповідних документів :

- за допомогою пунктів меню, згрупованих за напрямками обліку


- або за допомогою Провідника, вибираючі відповідні мемориальні ордери


- універсально за допомогою меню Сервіс - документи, вибираючі відповідний документ

Надалі буде розглянуто роботу з документами , згрупованими за напрямками обліку


Грошові кошти

У випадку відсутності КАСИ в установі, можно пропустити наступний пункт

Касові ордери ПКО / ВКО

Налагодження програми для роботи з обліком готівки

меню Сервіс - Довідники Банківські рахунки

Додати новий запис, заповнити поля

  • Номер рахунку - КАСА
  • Юридична особа - Своя установа
  • Тип рахунку - 1-Готівка
  • Рахунок в ПР - відповідно
  • Номери останніх ПКО/РКО - відповідно

меню Сервіс - Константи По замовчуванню КАСА - вибрати рахунок КАСИ, який буде автоматично заповнюватись при створенні нового документа Прибутковий касовий ордер або Видатковий касовий ордер

Якщо декілька місць роботи з готівкою

Створити відповідну кількість записів в довіднику Банківські рахунки

з назвами КАСА-1, КАСА-школа, тощо .. і відповідними номерами в Плані рахунків

На прикладі документу Прибутковий касовий ордер надаються деякі пояснення до заповнення документу.

Реквізит Тільки реестрація означає, що при проведенні документу не будуть зроблені записи в журнал проводок, при цьому документ буде включено до всіх звітних форм. Щоб уникнути подвоєння проводок - користуйтесь цією відміткою в разі, коли КАСА кореспондує з банківським рахунком.

Реквізит Коррахунок у випадку документу Прибутковий касовий ордер означає рахунок, що при проведенні документу буде записаний в журналі проводок по кредиту.

Решта необов'язкових реквізитіи (Прийнято від, Підстава, Касир , тощо ) заповнюється в разі необхідності друковання документа в паперовій формі.

Зверніть увагу

При внесенні інформації в поля, подібні відміченому на скріншоті стрілкою 1, зручно розпочинати набирати на клавіатурі початкові символи, відповідно до значень, і програма атоматично буде проводити пошук в джерелі даних з відображенням знайдених. Виклик списку джерела даних за кнопкою F4 на клавіатурі є аналогом кліку мишкою на кнопку з правої частини поля стрілка 2.

Після заповнення обов'язкових реквізитів документу є можливість отримати Друковану форму стрілка 3 . Реєстр документів та інші звітні форми стрілка 4

Результатом роботи з касовими документами є формування Мемориального ордеру № 1 - меню Звіти - Мемориальні ордери або через Провідник


Банківська виписка

Документ Банківська виписка створюється за кожен день окремо по кожному банківському рахунку в казначействі.

Зверніть увагу

В програмі не обліковуються так звані Доходні рахунки в казначействі. Тому немає потреби вностити їх в довідник Банківські рахунки, та обробляти казначейські виписки по ним. Для отримання результатів достатьньо враховувати рух по основним рахункам.

Особливості заповнення документу Банківська виписка :

Після заповнення в новому документі реквізиту Джерело фінансування (банківський рахунок "підтягнеться" автоматично) необхідно додати записи в табличну частину. На наведеному нижче скріншоті - зразок форми для заповнення одного рядка табличної частини (ТЧ).

  • Вид гроової операції - примітка для виключення операції зі звіту касові видатки
  • Корбанк - ??????
  • Прибуток - видаток (+ або -)
  • Коррахунок - рахунок, що при проведенні документу буде записаний в журналі проводок по кредиту в разі Прибутку або по дебету в разі Видатку
  • Призначення - ??????
  • Підрозділ - ?????
  • Кекв (банк) - ?????
  • Тільки реєстрація - ?????
  • Відключити контроль КЕКВ - ?????

Результатом роботи з банківськими виписками є формування Мемориального ордеру № 2, 3 - меню Звіти - Мемориальні ордери або через Провідник

а також затвердженої звітної форми Картка аналитичного обліку касових видатків - меню Звіти - Картки і книги аналітичного обліку


Авансовий звіт

Призначення документу - реестрація звітів фізичних осіб (підзвітних) за використання грошових коштів. При проведенні документів цього типу в Журналі проводок будуть зафіксовані записи по Дебету рахунків з табличної частини документу (ТЧ) та по Кредиту рахунку Розрахунки з підзвітними особами

Нагадування

В разі придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) або нематериальних активів (НА) протрібно зробити другі записи

Особливості заповнення документу Авансовий звіт :

Обов'язковими для заповнення є реквізити Підзвітна особа та Джерело фінансування. Реквізит Рахунок (картковий) заповнюється в разі, коли кошти перераховуються на банківську картку підзвітника, в іншому випадку вважається, що розрахунок відбувається готівкою. Необов'язковий реквізит МО № заповнюється лише у випадку, коли потрібно віднести записи по документу в інший Мемориальний ордер. За замовчуванням МО № 1

Пояснення для заповнення табличної частини документа (ТЧ) :

  • Підрозділ - ?????
  • Кекв - ??????
  • ДТ - рахунок, що при проведенні документу буде записаний в журналі проводок по дебету
  • Джерело фінансуванняДжерело фінансування ??????
  • КЕКВ - ??????

Розпорядження на списання коштів

Призначення документу - узагальнення типових операцій по виплаті коштів. Зазвичай використовується при виплаті заробітної плати через касу, або на карткові рахунки працівників.

Пояснення до заповнення загальної частини документа - "шапки" :

  • Операція - ????? не працює
  • Джерело фінансуванняДжерело фінансування ??????
  • Кекв - ??????
  • Виплата через касу - перемикач вибору способу виплати
  • Каса - вибір каси
  • Банк отримувач картковий - вибір банку куди перераховуються кошти
  • Транзитний рахунок в банку - вибір рахунку у відповідному банку
  • За період - місяць,рік за який виплати

Пояснення до заповнення табличної частини документа (ТЧ) :

  • Фізична особа отримувач коштів
  • Рахунок - картковий в банку (в разі виплат через банк)
  • Підрозділ - ?????
  • За період, в період - ознаки для обрахунків в підпрограмі Заробітна плата формат числовий: рік-місяць

Матеріальні цінності

На відміну від опису попереднього разділу Грошові кошти, розгляд цього буде вестись з точки зору рекомендацій по роботі з різними типами об'єктів обліку.

  • Основні засоби (ОЗ)
  • Товари (ТМЦ) / Послуги

Основні засоби

Факт придбання ОЗ фіксується документом Прибуткова накладна з відповідно заповненими реквізитами :

  • Тмц, ОЗ - 1-На
  • Тип документу - 0-Придбано
  • Рахунок КТ - 6211
  • Ставка ПДВ - Без ПДВ
  • МО № - 6
  • КЕКВ - 3110

Таблична частина (ТЧ) - заповнення реквізитів :

  • Рахунок ДТ - 1311
  • ТМЦ/Актив - відповідний об'єкт з довідника Необігових активів (НА)
  • Місце зберігання - де буде "обраховуватись" ТМЦ/актив до введення в експлуатацію

ТМЦ/Актив (стрілка 1) довідник Необігові активи (НА) - додавання нового об'єкту

Рекомендація

При работі з довідником НА притримуватись ієрархичної структури з одним рівнем, де рівень визначає папка з найменуванням номера рахунку, в якій будуть зберігатися інвентарні відповідні картки об'ектів (це не обов'язково, але практика показала зручність такого подходу).

Якщо додається картка о'єкту ОЗ - обов'яково вкажіть Дату введення в експлуатацію - це буе використано піздніше, в наступній дії при обробці документу Переміщення / списання, яким цей о'єкт буде введено в експлуатацію.

Місце зберігання (стрілка 2) довідник Місця зберігання - додавання нового об'єкту

Товари / послуги

Кошториси

Заробітна плата